从“伊妹儿”夺回控制权

    文/Henry Mintzberg & Peter Todd

    管理者的效率不仅在于如何利用好电子邮件等电子通讯方式，也在于学会在必要时关掉它们
　　你是否偶尔会离线几分钟？想想上次使用关机键的时候，是周末在家，在假期中，或者是在办公室？
　　技术的不断更新升级，使得远距离交流提速，通讯覆盖范围大幅拓宽。黑莓、苹果、安卓、平板电脑以及其他类似的数码产品正在改变我们的生活，以及工作开展的方式与时间——这种变化是好是坏很难说清。
　　众所周知，不管是哪个层级的管理者，每天都需要花费至少一半的时间来搜集、整理和传递信息。而过去半个世纪的研究清晰显示，管理具有高度多样、简明、碎片化和易受干扰而中断的特性；其中，易中断性尤其值得注意。
　　始于卡尔森（Sune Carlson，是最早研究管理工作的人，他研究了1947年左右瑞典的一些企业高管；这是一个重要的年份，因为第一台电脑诞生了）的研究显示，在试图协调矛盾的要求时，管理者的注意力会频繁地从一项活动转移到另一项活动而导致中断。而移动计算技术的出现似乎能够帮助管理者有效控制注意力被分散的问题。譬如，智能手机的出现允许管理者在有限的时间里照顾到各种需要，在活动转换的短暂时间内处理一些次要任务。
　　但是，新技术在无意中也产生了消极的骚扰影响，管理者需要了解过度依赖电子通讯的危险。这一新的现实会给公司管理带去深远影响，可惜，相关领域的研究仍显得有限。
　　迷失管理的真意管理不是一门科学技术，而是微妙细腻的实践工作，大部分需要通过在职业生涯中密切关注姿态动作和说话语气来慢慢积累。这种“软信息（soft information）”是管理的重要组成部分，主要在会议、偶然相遇或者在电话中通过交谈倾听来搜集、获取。仅仅使用文字——发送电子邮件等文本信息，与直接进行看和听的观点交流与工作协商，存在着细微差别。这种差别往往是管理的微妙之处。信息技术能够而且应该拓宽人的交流圈，但不能替代建立信任、分享观点和巩固团队所需的面对面互动。
　　事实上，如果管理者仅仅依靠键盘与人联系，就会错失键盘外的广阔世界——这是一种冒险，试图以广度来代替深度。最近的研究显示，虽然如今人与人之间的联系更加频繁，但是人际关系却越来越淡。Facebook（脸谱）和LinkedIn（一家面向商业客户的社交网络SNS服务网站）可以补充但不能代替作为有效管理核心的个人交互。管理者如果相信他们可以通过电子邮件来获知自己部门的情况——极少走出办公大厦，更不用说登上飞机远赴他方——那么很可能发现自己已经陷入麻烦。确实，管理者可以通过电子通讯搜集到大量事实，却错过了事实背后的真意。而且，越来越依赖140字的推特（twitter）来传递对组织或个人的印象，将导致对精细之处的更大程度遗漏。
　　同时，新技术还会激化管理工作中固有的忙碌与烦乱，有时候甚至导致管理者出现不合常理的表现。譬如，在周日晚上10:30发送一条文本信息通知周一上午8:30开会，或者仅仅等了一个小时就开始追问请求获取信息的电子邮件怎么还未回复。这些在工作中变得越来越平常的现象打乱了工作与生活之间的平衡，扰乱了集中注意力的能力，并且腐蚀着人的认知能力。一旦患上查看手机和电子邮件的强迫症，就很难将注意力集中在手头的工作上。
　　滥用通信新技术还会导致管理者疏于把握大图景。大量对金融危机的分析显示，高管由于过度关注对竞争的快速反应，导致疏忽交易细节，看不到长远未来。新技术带来快速流动的信息，在给予管理者掌控全局的错觉的同时，实际上在威胁与剥夺他们对交易的控制。随着需要处理的事情的增加，管理过程变得更加浮躁和肤浅。
　　夺回控制权不过，还有机会重新夺回控制权。为此，必须知道自身因过度依赖电子通讯而导致的问题有多严重。首先，统计一周内收到的电子邮件等文本信息的数量。第二，计算这些信息中对你个人行为有所要求的比例。第三，计算你的发送/接收比率（用收到的信息的数量除以发送数量）。最后，看看自己的发放率，即始于自己的信息占了多少百分比。
　　也许你会发现，在一年中邮件最少、工作最宽松的一周里，都需要约20小时来处理电子邮件。过度电子通讯问题的范围和潜在成本十分明显。如何根据自己的电子邮件等文本信息使用习惯，摆脱电子通讯带来的烦琐，抓住工作重点？
　　削减数量。如果交际来往更频繁，涉及的人更多，需要回复的信息自然越多。在发送信息前，思考、再思考一下是否真的需要说什么或者别人是否真的需要听这些。
　　细分电子邮件。不妨多注册几个邮箱：一个交给助理管理，助理应该经过培训，能够代替自己给邮件排定优先次序，将一些任务委派出去，并对某些邮件直接进行回复；第二个邮箱只提供给特定人群，如客户和同事；第三个邮箱则负责小型社交圈的交流，如朋友、家庭成员。有些管理者还可以启用第四个邮箱，专门用于网络注册和购物，以应对垃圾邮件。
　　利用好电邮工具。没有多少人充分利用了邮箱功能，大多数电子邮件客户程序都自设过滤器、管理器等工具，用于规范和管理信息。如苹果Siri之类的电子助理，可以提取电子邮件的底层任务，并搜集需要的信息来完成任务。
　　给自己留下停工期。管理电子邮件确有必要，但有时候也需要休息。可以尝试“电邮休假”，停止所有电子通讯，至少每两周这么休息一次。如果觉得这么做太极端，不妨只选择一天中的部分时间窗口处理邮件，其他时间则拒绝处理电邮和回复信息；在此期间，将状态调整为“不在办公室”，让其他人知道你无法及时回复信息。
　　组织企业休整。前英特尔首席工程师Nathan Zeldes曾是这个领域的思想领袖，在英特尔设计和推广了诸如“安静时间”、电邮配额、消息退回、限制访问电子邮件服务器等措施；（德国）大众汽车在员工下班后就关闭黑莓服务器不再接收邮件；还有一些公司则在重要的假期里设有“无邮件”时间段；而诸如巴黎IT服务公司Atos SA等企业则正在考虑禁止在公司内部使用电子邮件。
　　全新开始。如果到了“邮件破产”的境地，觉得再也无法处理当前邮箱纷繁复杂的状况，重新开始或许是一个不错的选择。重新注册一个邮箱，然后以更好的习惯来发送、接收和回复信息，同时也可以切断一些不必要的联系。
　　关掉电源。如果上述做法都失败了，记得还可以关闭所有的电子设备。不妨将此作为日常管理的一部分。
　　上述办法都很有效，但行之不易。要求管理者敢于对有意识或者无意识的、自己必须能够被联系到的思维惯性说“不”。一家加拿大高科技企业CEO曾如此评价电子邮件：“你无法逃脱，没有地方可以进行深思，哪怕是简单思考。”不过，管理者们仍有选择余地：是控制科技让它为自己服务，还是任由其一点点侵蚀管理工作？这取决于你对于自己的习惯愿意倾注多少关注。记得，你始终握有关闭按钮。